Devono essere previamente autorizzate da delibera, limitate, sicure e cancellate dopo l’uso previsto
È lecito registrare l’assemblea condominiale? Chi ha l’autorità per farlo? E, soprattutto, quali misure devono essere adottate per garantire il rispetto della normativa sulla privacy? Questi interrogativi stanno diventando sempre più comuni nella gestione delle dinamiche condominiali, complice l’aumento delle controversie e il crescente bisogno di trasparenza. A questo proposito, le Linee Guida 2025 del Garante per la protezione dei dati personali, contenute nel documento di indirizzo sul trattamento dei dati in ambito condominiale, offrono oggi una risposta precisa, bilanciando trasparenza, correttezza e salvaguardia della riservatezza dei partecipanti.
Registrazione da deliberare
La registrazione audiovisiva o esclusivamente audio dell’assemblea rappresenta un trattamento di dati personali, in quanto consente di identificare, direttamente o indirettamente, i partecipanti, le loro dichiarazioni, le opinioni espresse e persino le modalità di voto. Per questo motivo, non può essere effettuata in modo arbitrario. In linea generale, una registrazione è consentita solo se approvata dall’assemblea stessa con la maggioranza dei presenti e preceduta da un’adeguata informativa diretta a tutti i partecipanti, da comunicare prima dell’inizio dell’incontro. Non è quindi mai permesso che un singolo condomino proceda autonomamente alla registrazione dell’assemblea senza informare né aver ottenuto il consenso degli altri, poiché tale comportamento configurerebbe un trattamento illecito, come più volte sottolineato dal Garante.
Il contenuto della delibera
Le finalità legittime per effettuare una registrazione possono variare, ma devono sempre essere chiaramente specificate nella delibera. Tali finalità possono includere la redazione del verbale, la documentazione delle attività svolte o l’attestazione di quanto accaduto durante l’assemblea. In ogni caso, non è mai consentita la diffusione delle registrazioni al di fuori della sfera condominiale, così come la loro pubblicazione online o l’invio indiscriminato tramite email o WhatsApp. A tal proposito, il Garante stabilisce con fermezza che la registrazione deve essere conservata solo per il tempo strettamente necessario alla stesura del verbale o alla verifica delle decisioni prese e deve essere eliminata una volta esaurito lo scopo per cui è stata effettuata.
L’utilizzo della registrazione per finalità di tutela legale, ad esempio in caso di contestazioni relative a una delibera, può essere ammissibile, ma deve essere esaminato caso per caso alla luce dei principi di liceità, minimizzazione e necessità. Anche in tali circostanze, è indispensabile fornire un’informativa dedicata e garantire che l’accesso alle registrazioni rimanga limitato esclusivamente alle parti coinvolte nel procedimento.
Inserimento nel registro
Le Linee Guida 2025 stabiliscono che il trattamento dei dati deve sempre essere documentato per essere considerato lecito. Qualora sia l’amministratore a occuparsi della registrazione, questi è tenuto a registrarla nel registro delle attività di trattamento e ad adottare misure di sicurezza adeguate, come la protezione dell’accesso alle registrazioni, la cifratura dei file e la cancellazione automatica una volta decorso il termine stabilito. I file non possono essere conservati indefinitamente sul computer dello studio amministrativo né trasferiti senza controllo attraverso canali non sicuri, come chat informali o gruppi WhatsApp. Anche in questo ambito, il Garante raccomanda massima cautela, precisando che le comunicazioni elettroniche contenenti dati personali devono avvenire mediante canali sicuri e protetti da accessi non autorizzati.
È inoltre fondamentale sottolineare che il diritto di effettuare registrazioni non è una prerogativa individuale di un singolo condomino. Solo una delibera assembleare, approvata secondo le modalità previste dalla legge, può autorizzare la registrazione di un incontro. Registrazioni effettuate con modalità differenti, come quelle realizzate di nascosto, possono essere segnalate al Garante o utilizzate in sede giudiziaria solo nei rari casi eccezionali riconosciuti dalla giurisprudenza, ad esempio se si configurano come prove in un procedimento penale in presenza di un reato.
La registrazione senza via libera è illecità
È importante sottolineare che l’amministratore di condominio non può procedere autonomamente con la registrazione dell’assemblea senza una specifica delibera approvata dai condòmini, secondo le maggioranze stabilite dalla legge. Tale attività non rientra tra i suoi poteri ordinari e non può essere giustificata neppure invocando il principio di trasparenza o la necessità di redigere il verbale, a meno che non vi sia un’esplicita autorizzazione. Le Linee Guida 2025 del Garante per la privacy chiariscono infatti che la registrazione delle assemblee condominiali è possibile solo previa delibera assembleare che specifichi le finalità della registrazione e a seguito di un’adeguata informativa ai partecipanti. L’amministratore, quindi, non ha il diritto di effettuare registrazioni su iniziativa personale. Di conseguenza, qualsiasi registrazione effettuata senza informare preventivamente i partecipanti o senza l’approvazione dell’assemblea è considerata illecita e può configurare una violazione dei diritti degli stessi, con tutte le relative conseguenze, incluse eventuali sanzioni previste dal GDPR.