La pandemia ha indotto l’intera popolazione ad adeguarsi ad una evoluzione rapida nell’uso dei sistemi informatici, in modo da eliminare la barriera delle distanze e di poter procedere nella vita quotidiana ad espletare funzioni importanti e non procrastinabili, senza andare contro i protocolli anticovid. Sono state legittimate e normate le esigenze di società, cooperative e associazioni che interagiscono nella realtà pubblica, le quali sono state autorizzate subito, nel corso del primo periodo pandemico, allo svolgimento delle assemblee in forma del tele-assemblee.
Per i condomini, i quali godono di una discreta autonomia gestionale, ma le cui urgenze hanno dettato la necessità di ricorrere ad una valida alternativa alle assemblee in presenza, la quale resta comunque la prima opzione.
L’INTRODUZIONE DELLE ASSEMBLEE DA REMOTO NEL CODICE
Il legislatore ha apportato modifiche all’art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, ovvero alla norma di legge che disciplina le modalità di convocazione dell’assemblea condominiale. Determinante la modifica al CC da parte del legislatore, atteso che il tribunale di Bergamo, ha stabilito che l’assemblea convocata in modalità di videoconferenza prima dell’entrata in vigore del Dl 14/08/2020 n. 104 è viziata in origine e le relative delibere assunte sono annullabili.
L’APPROVAZIONE A MAGGIORANZA (PER TESTE)
L’esclusione della previsione regolamentare si è resa necessaria al fine di evitare ricorsi in assenza di previsione, richiamando il solo dettato legislativo in modo da rendere fruibile nell’immediato con la semplice maggioranza dei condòmini. Con la previsione della modalità telematica espressamente indicata nell’avviso di convocazione, dove vengono indicati le modalità di accesso e collegamento, a cui sarà possibile accedere con le credenziali e password, in modo da garantire ai condòmini la possibilità di partecipare alla riunione a distanza. Nel silenzio di legge, è possibile presumere che ci sia la modalità mista di tenuta dell’assemblea condominiale, considerando però che il luogo dell’assemblea non può essere virtuale e deve essere comunque data indicazione di una sede fisica di svolgimento dell’assemblea.
LA SOTTOSCRIZIONE DEL VERBALE DA PARTE DEL PRESIDENTE
Oltre al consenso della maggioranza dei condòmini, la quale è importante. Il nuovo comma 6 dell’art. 66 disposizioni attuative impone la sottoscrizione del verbale da parte del presidente dell’adunanza, considerandolo un requisito di forma, la cui assenza potrebbe anche essere censurata in base all’art. 1137 del CC, cioè potrebbe rendere la delibera annullabile.
Premesso ciò, il legislatore ha previsto che “in tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità previste per la convocazione. Secondo una prima lettura, il presidente e il segretario, dovrebbero stare in un unico posto fisico, ma non necessariamente potendo operare entrambi da remoto: in questo punto di vista, il presidente dirigerà la discussione e detterà al suo segretario l’esito delle votazioni.
GESTIONE PRIVACY
La chiusura del verbale avviene previa firma da parte delle due persone chiamati ad assumere le vesti delle due figure cardine nei lavori assembleari. Secondo l’art. 66, dopo la sottoscrizione, l’amministratore sarà tenuto, in caso di video-assemblea, a trasmettere il verbale a tutti i condòmini con le stesse modalità previste per la convocazione. Tutti i condòmini saranno tenuti a fornire un’email e un numero di telefono con cui contattarli in caso di problemi tecnici durante la tele-assemblea, il tutto senza che gli altri condòmini entrino in possesso degli stessi dati.
Dopo che l’amministratore abbai ottenuto i consensi da parte dei condòmini, il condomino dovrà fare l’autenticazione e accettare le condizioni relative al trattamento dei dati. Successivamente, il condomino dovrà confermare la propria presenza nell’apposito “registro delle presenze” indicato in piattaforma.. Esaurite le verifiche preliminari e la regolarità dell’accesso di ognuno, i condòmini potranno accedere alle stanze virtuali per dialogare sui temi oggetto di discussione.
I COMPITI DELL’AMMINISTRATORE
Per garantire a tutti una partecipazione nel pieno rispetto delle norme sulla privacy, sarebbe opportuno che l’amministratore informasse tutti di tutte le regole da rispettare nella nuova modalità di tele-assemblea. L’amministratore dovrebbe gestire la stanza virtuale e il collegamento; ha il compito di vigilare che tutti rispettino le regole di questa nuova modalità.
In caso di problemi tecnici, sarebbe opportuno sospendere la conversazione fino al ripristino del collegamento, in queste situazioni che l’amministratore dovrebbe contattare il condòmini attraverso il recapito telefonico. La riunione dovrebbe essere registrata dall’amministratore solo per avere certezza e riscontro di quanto accaduto al fine di gestire eventuali richieste di accesso o contestazioni. La registrazione video di tale incontro virtuale sembra consentita, anche se il Garante della Privacy, per le riunioni in presenza, l’aveva ammessa solo con il consenso degli interessati. Ma qui si tratta di divulgare un documento solo ai fini dell’esercizio di un diritto in via giudiziaria che, ai sensi del Codice della privacy, consente ad ottenere la verbalizzazione senza il consenso dell’interessato.